Head of Public 360° Sales Nordic
Haaste
Valtioneuvostossa on käytössä 16 eri asianhallintajärjestelmää, joiden yhteiskäyttö ei ole mahdollista ja joista osa ei täytä nykyaikaisia vaatimuksia. Tiedonkäsittelyn toimintatavat vaihtelevat ministeriöittäin.
Ratkaisu
Rakennetaan valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä VAHVA Tiedon Public 360° -tuotteen pohjalle. Tavoitteena on ottaa järjestelmä käyttöön kaikissa 12 ministeriössä, tasavallan presidentin kansliassa ja oikeuskanslerinvirastossa.
Asiakkaasta
Valtioneuvoston kanslia (VNK) on yksi Suomen 12 ministeriöstä, jotka muodostavat Valtioneuvoston. VNK tukee pääministerin ja hallituksen päätöksentekoa, vastaa presidentin valtioneuvoston päätöksenteon järjestelyistä sekä valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallintotehtävistä.
The Prime Minister’s Office
Säästöä noin 13 miljoonaa euroa
Yksi järjestelmä 16 sijasta säästää arviolta 12 miljoonaa euroa vanhojen järjestelmien kehittämistyössä, noin miljoona euroa/vuosi henkilötyötä sekä ylläpitokustannuksia.
Hyvä saavutettavuus
Päätökset ja asiakirjat ovat helposti saavutettavissa eri ministeriöiden välillä. Tiedon kulku ja käsittely ovat sujuvia.
Tasalaatuista tiedonsaantia
Tiedon laatu on tasaista ja organisaatiorajat ylittävää. VAHVA tukee ministeriöiden yhteistyötä ja informaation kulkua täysin uudella syvällisemmällä tasolla.
Tieto ei ole kaikkien saatavilla
Valtioneuvostolla on ollut käytössä useita ministeriökohtaisia ja toimintakohtaisia asianhallintajärjestelmiä, joiden asian- ja dokumentinhallinnan toiminnallisuudet ovat olleet vaihtelevia.
Valtioneuvoston työn onnistumiselle on keskeistä, että ajantasainen tieto on oikeiden henkilöiden käytössä koko ajan. Esimerkiksi sisäministeriössä digitaalisuus on ollut jo pitkällä, mutta osissa ministeriöistä ei ole ollut käytännössä mitään yhteistä digitaalista järjestelmää tai minkäänlaista sähköistä asiointia.
Aikaisempien 16 eri järjestelmän yhteiskäyttö ei ole ollut mahdollista, joten Valtioneuvoston toimintaan ja päätöksentekoon liittyvää keskeistä informaatiota ei ole ollut digitaalisesti kaikkien saatavilla ja sen hakeminen on ollut hidasta. Osa järjestelmistä on ollut erittäin vanhentuneita ja niistä on aiheutunut runsaasti ylläpitokustannuksia.
Tämä ei ole pelkästään uuden työkalun käyttöönottoa vaan hyvin pitkälle toimintaa muuttava hanke, missä muutos täytyy juurruttaa osaksi työkulttuuria. Se on yksi isoimmista haasteista.
Suvi Albert
Hankepäällikkö, Valtioneuvoston kanslia, Valtioneuvoston hallintoyksikkö
Video is blocked
Ministeriöiden uusi digitaalinen aikakausi
Rakennetaan Valtioneuvostolle yksi yhteinen käyttäjälähtöinen VAHVA, missä keskiössä on tieto – ei organisaatio, itse järjestelmä tai yksittäinen virkamies.
Luodaan yhteiset toimintatavat. Asianhallinnan yhtenäistyessä myös asianhallintaa sivuavat prosessit samankaltaistuvat kaikissa ministeriöissä. Tieto liikkuu nopeasti yli organisaatiorajojen ja tulevaisuudessa virkamiehet voivat keskittyä substanssiin, kun asianhallintajärjestelmä tuntee prosessin sekä ja vaiheiden tuotokset.
Yhden järjestelmän suunnittelu ja toteuttaminen tuo mittavat säästöt: henkilötyössä miljoona euroa vuosittain vuodesta 2020 lähtien ja nykyjärjestelmien pakollisessa kehitystyössä 12 miljoonaa euroa vuosina 2016–2019. Lisäksi maksettavana olisivat 16 vanhan järjestelmän ylläpitokustannukset.
Moni epäili tätä hanketta, että ei päästä eteenpäin tai saada tehtyä ajoissa. Oli hieno hetki ja ylpeyden aihe, kun saatiin ykkösvaihe toteutettu aikataulussa ja kustannusraamissa.
Janne Kerkelä
Janne Kerkelä, osastopäällikkö, Valtioneuvoston kanslia, Valtioneuvoston hallintoyksikkö
Public 360° -pohjaista järjestelmää kehitetään vuosina 2017–2020 Valtioneuvoston yhteisessä VAHVA-asianhallintahankkeessa.
VAHVA:n 1A-vaiheen kokonaisuus otettiin käyttöön toukokuussa 2018 ympäristöministeriössä, oikeusministeriössä ja puolustusministeriössä.
VAHVA:n käyttöönotot tehdään neljässä eri vaiheessa, joista toisessa mukaan otetaan mobiilitoiminnallisuus ja kokoushallinnon kevyttoiminnallisuus. Kolmannessa vaiheessa (keväällä 2019) korvataan Valtioneuvoston nykyinen päätöksentekojärjestelmä. Sähköiseen asiointiin siirrytään vuoden 2019 vuoden loppupuolella, 2020 järjestelmään tuodaan luottamukselliseksi luokiteltu ST3-aineisto ja viimeisessä vaiheessa EU-aineisto.
“Järjestelmä on hyvin erilainen verrattuna aikaisempiin organisaatiossa käytettyihin järjestelmiin. Tämä ei lähde paperiprosessin sähköistämisestä vaan keskiössä on juuri se tieto”, Albert kertoo.
Public 360° -pohjaista järjestelmää kehitetään osana Valtioneuvoston yhteistä VAHVA-asianhallintahanketta vuosina 2017-2020.
Hankkeen kilpailutus käytiin neuvottelumenettelyllä, missä tavoiteltiin valmisohjelmistopohjaista toteutusta, jonka integraattorilla olisi riittävästi osaamista ja kokemusta isompien toiminnanmuutoshankkeiden toteuttamisesta.
Suvi Albert
Hankepäällikkö, Valtioneuvoston kanslia, Valtioneuvoston hallintoyksikkö
