Head of data-driven care
Haaste
Potilastyötä tekevien loppukäyttäjien tarpeiden ja uusien ratkaisujen yhteensovittaminen sekä niiden mahdollistamien toiminnanmuutosten läpikäynti. Uuden pääjulkaisun hyötyjen maksimoiminen ja sujuva käyttöönotto arjen työn keskellä.
Ratkaisu
Tietoevryn sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijapalvelut, jotka tukevat käyttöönottoja. Loppukäyttäjät otetaan mukaan uuden pääjulkaisun käyttöönottoprojektiin jo sen alkuvaiheessa.
Asiakkaasta
Varkauden sairaalan vaikutusalueella asuu yhteensä yli 40 000 asukasta. Se palvelee Varkauden, Joroisten ja lähikuntien asukkaita.
Varkauden uusi terveyskampus yhdistää sosiaali- ja terveyspalvelut saman katon alle (2021). Sairaalan tontilla sijaitsevasta uudesta SOTE-keskuksesta löytyvät muun muassa kunnan tarjoamat polikliiniset sosiaali- ja terveyspalvelut, erikoissairaanhoidon osastohoito, kuntouttava osastohoito ja psykiatrinen perustason osastohoito sekä akuuttivastaanotto ja päivystys.
Uusi SOTE-keskus työllistää sosiaali- ja tukipalveluineen yli 300 eri alojen ammattilaista.
Loppukäyttäjät mukana käyttöönotossa
Käyttöönoton asiantuntijapalveluissa käydään läpi uusien tuotteiden toimintaperiaatteita ja millaisia muutoksia ne mahdollistavat asiakkaan prosesseissa.
Lisäarvoa asiantuntijapalveluista
Asteikolla 1–5 työpajojen sisällön hyödyllisyys sai osallistujilta arvosanan 4.4. ja loppukäyttäjän näkökulman huomioiminen ennakkosuunnittelussa arvosanan 4.8. (1 välttävä, 5 erinomainen).
Järjestelmän käyttö yhteneväiseksi
Mukana olivat kaikki Varkauden sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt, mikä mahdollisti kokonaisvaltaisen läpikäynnin, kehittämisen ja yhdenmukaistamisen koko organisaation tasolla.
Uusi järjestelmä mahdollistaa uusia toimintatapoja
Käyttöönoton asiantuntijapalveluiden tarkoituksena on yhteensovittaa uuden järjestelmäversion käyttömahdollisuudet ja päivittäistoiminnan tarpeet sujuvaksi kokonaisuudeksi.
Tasapaino arjen työn ja järjestelmän ominaisuuksien välillä on avainasemassa uuden pääjulkaisun käyttöönoton onnistumisessa. Tietoevryn asiantuntijapalveluiden avulla Lifecaren uudet ominaisuudet eivät jää tekniselle tasolle, vaan loppukäyttäjät pääsevät käymään läpi asiantuntijoiden kanssa, miten muutokset vaikuttavat olemassa oleviin toimintamalleihin ja millaista toiminnan kehittämistä ne mahdollistavat. Keskustelujen pohjalta järjestelmää voidaan mukauttaa tukemaan toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.
Hyötyjen maksimoimiseksi on tärkeää, että kaikki organisaatiossa käyttävät järjestelmää samalla tavalla ja ennen kaikkea saavat käyttöön työhönsä sopivat työkalut. Yhtenä esimerkkinä tästä on kansallisten vaatimusten mukainen terveys- ja hoitosuunnitelma, joka on tuotteena hyvin helppokäyttöinen, mutta sen käytöstä tulee sopia laajasti koko organisaatiossa. Kun kirjaukset tehdään yhdenmukaisesti, kirjattu tieto on automaattisesti uudelleen hyödynnettävissä.
”Nyt loppukäyttäjät pääsevät päivitysprojektiin oikeasti mukaan. He eivät ole vain kyydissä ja heille pidetään koulutukset vaan he ovat päässeet osallistumaan jo projektin alkuvaiheessa”, tietojärjestelmäasiantuntija Sanna Kaskivirta sanoo.
”Jokainen ammattilainen tekee erilaista työtä ja jokaisella on omat tarpeensa. Työpajoissa otettiin huomioon joka ikinen suorituspaikka koko organisaation mittakaavassa."
Sanna Kaskivirta
Tietojärjestelmäasiantuntija, Varkauden kaupunki, Sosiaali- ja terveyskeskus
Arjen työ päivityksen keskiössä
Tietoevryn käyttöönoton asiantuntijapalveluiden keskiössä ovat loppukäyttäjät ja heidän osallistumisensa suunnitteluun. Loppukäyttäjät pääsevät mukaan päivitysprojektiin reilusti ennen käyttöönottoa ja heillä on ennakkoon informaatio, mitä tuleva päivitysversio sisältää, miten se vaikuttaa heidän työhönsä ja millaisia hyötyjä he saavat.
Työpajoja valmisteltiin ennakkoselvityksillä, joissa perehdyttiin toimintaan ja tarpeisiin Varkaudessa. Työpajoissa osallistujat pohtivat, miten Lifecaren ominaisuudet vastaavat arjen haasteisiin ja saivat tietoa uusien tuotteiden mahdollisuuksista.
”Meillä on ollut kaksi työpajaa, joissa Tietoevry on kerännyt meiltä ajatuksia, ehdotuksia ja kirjaamispohjia. Olemme käyneet läpi, miten tällä hetkellä kirjataan ja millaisia parannuksia haluttaisiin uuden Lifecaren kautta saada. Toiveena oli muun muassa kirjaamisen yhtenäistäminen, että kaikilla vuodeosastoilla kirjattaisiin samalla tavalla. Sitä on lähdetty kehittämään kirjaamispohjien kautta”, apulaisosastonhoitaja Marjo Ojala kertoo. Uudistetut kirjaamispohjat otetaan käyttöön seuraavassa vuoden 2021 julkaisussa.
“Todella hyvä, että työpaja järjestettiin näin laajasti ja käytännön työtä tekevät pääsevät oikeasti vaikuttamaan ja tuomaan ideoita. Saadaan järjestelmää enemmän käyttäjien näköiseksi, kun työpajassa eivät ole pelkästään esimiehet ja Tietoevryn väki.”
Marjo Ojala
Apulaisosastonhoitaja, sisätauti-kirurginen osasto, Varkauden kaupunki, Sosiaali- ja terveyskeskus
Kehitystyössä kuunnellaan loppukäyttäjiä
Kahdesti järjestettyyn työpajaan osallistui yhteensä noin 30 henkilöä, vähintään yksi jokaisesta Varkauden hoitoyksiköstä. Työpajojen välissä osallistujat työstivät itsenäisesti uusien tuotteiden mahdollistavia muutoksia.
Varkaudessa loppukäyttäjät kävivät läpi esimerkiksi kirjaamiskäytäntöjä, kansallisia mittareita ja graafisesti seurattavia fysiologisia mittauksia, jotka otetaan käyttöön seuraavassa julkaisussa. On tärkeää, että koko henkilökunta tietää mihin ja miten esimerkiksi kansallisten toimintakykymittareiden pisteet kirjataan, jotta niiden pistemäärät ovat seurattavissa graafisella näkymällä. Kun käytännöt ovat yhteneväisiä, hoito on vaikuttavampaa ja tietoa voidaan hyödyntää johtamisen tukena. Ryhmätyön avulla myös työnkulut ja järjestelmän käyttötavat yhtenäistyvät.
Lähellä loppukäyttäjiä työskentely mahdollistaa Tietoevrylle uusien tuotekehityskohteiden havaitsemisen ja ketterän reagoimisen.
”On selkeästi hyödyllistä, että näkee etukäteen, millaista on odotettavissa. Ajatuksistani osa oli sellaisia, joita ei pystynyt toteuttamaan, mutta niistä kuitenkin keskusteltiin ja ne kirjattiin. Jos ne joskus näkyvät lopputuloksessa niin se kantaa eteenpäin”, vastaanottopalveluiden ylilääkäri Jyrki Kyynäräinen kertoo.
“Keskusteltiin avoimesti ja arvostan myös sitä, että jos minulla on idea, joka on teknisesti mahdoton, niin joku kertoo sen minulle.”
Jyrki Kyynäräinen
Vastaanottopalveluiden ylilääkäri, Varkauden kaupunki, Sosiaali-ja terveyskeskus
