Pohde: Osallistavalla yhteistyöllä muotoutui uusi tapa ohjeiden tuottamiseen ja hyödyntämiseen

Haaste

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohteen sisällönhallintaa on tehty monin eri tavoin Pohteen eri yksiköissä. Vanhoja sote-organisaatioita on 19, ja niissä on ollut omat tapansa ja järjestelmänsä. Tallennuspaikkoja on ollut useita ja sisällönhallinnan toimintamallit ovat olleet kirjavia ja paikoin tapauskohtaisia. Tiedon käyttäminen on ollut vaikeaa, sillä ohjeet eivät aina löydy tai ovat vanhentuneita tai laadultaan huonoja. Samasta ohjeesta on myös saattanut olla useita eri versioita.

"Tuleva järjestelmäuudistus on mittava ja kriittinen. Se tulee vaikuttamaan Pohteen noin 18 000 työntekijän toimintaa ohjeistavien tuhansien dokumenttien käsittelyyn koko dokumentin elinkaaren ajalla. Tarvitsimme kumppania hankkeen jäsentelyyn ja tavoitteiden kirkastamiseen", Pohteen projektipäällikkö Johanna Hemmilä sanoo.

Ratkaisu

Pohteen mittavan hankkeen tavoitteena on mahdollistaa sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä pelastustoimen asiakas-, potilas- ja toiminnanohjausohjeiden ja -ohjeistusten yhtenäinen, ajantasainen ja helposti saavutettava käyttö ja arkistointi. Siihen kuuluu toiminnanohjauksellisen järjestelmän kehittäminen, sisällöntuotannon mallin luominen ja moniammatillisen verkostotyön mallin kehittäminen.

Hankkeen tarkoitus kiteytyi käyttäjälähtöiseen visualisointiin

Pohteen sisällönhallinnan kehittämisen tavoite on rakentaa koko Pohteen laajuinen, keskitetty ja yhtenäinen sisällönhallintaratkaisu eli niin sanottu dokumenttikirjasto. Järjestelmään tullaan tallentamaan kaikki hyvinvointialueen hoito- ja toimintaohjeet, ja se tulee korvaamaan kaikki nykyiset sisäisessä käytössä olevat ohjeistamisen palvelut.

Palvelusta halutaan tehdä käyttäjälähtöinen, että ohjeet ovat hoito- ja palvelutilanteissa heti saatavilla. Samassa järjestelmässä täytyy toteutua sekä dokumentin aktiiviaikaisen käytön tarpeet kuin sen arkistoinnin vaatimukset.

"Viimeaikaisissa keskusteluissa korostuu tekoälyn hyödyntäminen sisällön, esimerkiksi ohjeiden, hakemisessa ja tulkinnassa. Kuitenkin laadukas ja ajantasainen sisältö on edellytys modernien työkalujen käytölle. Tällä projektilla tarkoitus oli varmistaa, että sisältö tulee olemaan kunnossa, se on julkaistu oikeisiin paikkoihin ja myös arkistoidaan, kun sen aika on", Tietoevry Createn Lead Consultant Mikko Veijonen kuvaa.

Pohteen Johanna Hemmilä kiittelee Tietoevry Createn “huippuhyvän tiimin” työtä, jonka avulla myös sidosryhmille saatiin kiteytettyä, mistä hankkeessa on oikeastaan kyse.

"Monessa asiassa kävi niin, että tietoevryläiset osasivat kiteyttää ja paketoida monisanaiset ajatukseni, ja osasivat usein myös visualisoida niitä kuviksi. He myös usein hoksasivat asioita, joita itse emme huomanneet. Laajassa loppudokumentissa oli kuvalla havainnollistettu, kuinka palvelu voisi chat-tyyppisesti hakea tarvittavan ohjeen hoitajalle. Se kuvasi myös ohjausryhmällemme hyvin, että nyt ei puhuta vain dokumenttien säilömisestä vaan niiden käytettävyydestä etenkin tulevaisuuden kenttämaailmassa ammattilaisten käytössä. En osannut odottaakaan, miten hyvin Tietoevry Createn työ herättäisi ymmärtämään hankkeemme tarkoitus. Mahtavan ammattitaitoista työtä, josta sain juuri sen tiekartan, mitä lähdinkin hakemaan."

Sisällöntuotannon malli koko dokumentin elinkaarelle

Jotta laadukasta dataa voitaisiin saada ja hyödyntää, täytyy sisällönhallinnan prosessien olla kunnossa. Dokumenttien sisällön tuottamiseen, hyväksymiseen, julkaisemiseen ja aikanaan arkistointiin täytyy olla yhtenäinen toimintamalli, jossa kuvataan käyttäjien roolit ja tehtävät sisällönhallintaan liittyen sekä annetaan sisällölle kriteerit, millä varmistetaan ohjeiden yhtenäisyys, laatu ja oikeellisuus.

"Ohjeet ovat Pohteen työntekijöille kriittisen tärkeitä jokapäiväisessä työssä. Hyvinvointialueen työn selkäranka on, että ohjeet ovat saatavilla, löydettävissä ja käytettävissä. Tuplaohjeita ei saa olla, ja ohjeen omistajuuden täytyy olla selvillä. Usein valitaan vain jokin osa sisällöntuotantoprosessista, mutta me lähdimme kehittämään sisällöntuotantomallia ohjeiden koko elinkaarelle", Tietoevry Create Datan Senior Business Consultant Jenni Pajuniemi korostaa.

"Kyseessä on valtavan iso kulttuurimuutos dokumentinhallinnassa, joka tuo myös läpinäkyvyyttä tekemiseen. Järjestelmään ei tule salassapidettävää tietoa kuten potilastietoja, vaan ohjeet tulevat olemaan kaikkien työntekijöiden saatavilla. Tietyt ohjeet voidaan valuttaa esimerkiksi intranettiin tai internettiin kaikkien saataville", Johanna Hemmilä kertoo.

Laajalti osallistanut yhteistyö loi pohjan moniammatilliselle verkostotyölle

Yhtenä hankkeen tavoitteista on moniammatillisen verkostotyön mallin kehittäminen. Pohja tälle työlle luotiin Tietoevry Createn suunnittelemissa ja johtamissa työpajoissa. Työtä tehtiin tiukalla aikataululla, ja kahdessa kuukaudessa pidettiin yhteensä 15 työpajaa kahdella eri teemalla. Tietoevry Create mietti keskusteltavat aiheet, valmisteli ja tuotti materiaalin työpajoihin.

"Parhaimmillaan konsultointihankkeet tuovat ihmiset yhteen. Pystymme auttamaan eri rooleissa toimivia ihmisiä löytämään toisensa ja muodostamaan yhteisen, jaetun näkemyksen. Yksi tehtävistämme on aktiivisesti ohjata keskustelua ja tekemistä eteenpäin", projektin vastaava konsultti Tietoevry Create Designin Senior Solution Consultant Noora Kortelainen kuvaa.

Sekä Pohteella että Tietoevry Creatella kiitellään kaikkien tahojen kanssa mutkattomasti ja joustavasti sujunutta yhteistyötä. Jos työpajassa nousi esiin aiemmin sovittua tärkeämpi tehtävä, sovittiin yhdessä, että tehdäänkin se.

"Tätä ei voi tehdä yksin, tässä pitää tehdä iso työ yhdessä. Myös projektityöryhmältä tuli hyvää palautetta, että Tietoevry huolehti asioiden etenemisestä mutta antoi sananvallan Pohteen asiantuntijoille. Monista aiheista heräsikin erittäin hyvää keskustelua", Johanna Hemmilä sanoo.

Projektin aikana kasattua työryhmää on Pohteella projektin jälkeen vielä täydennetty, niin että projektityöryhmän jäsenet ovat läpileikkaus Pohteen hyvinvointialueesta. Puolet työryhmästä kehittää nyt sisäisesti järjestelmävaatimuksia ja toinen puoli jatkaa sisällönhallintamallin rakentamista. Moniammatillinen verkosto tulee jatkamaan myös hankkeen jälkeen, muun muassa koulutusten ja järjestelmän toiminnan valvomisen parissa.

Asiakkaasta

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohde vastaa sosiaali-, terveys- ja pelastuspalvelujen järjestämisestä Pohjois-Pohjanmaalla. Pohde on yksi Suomen laajimmista hyvinvointialueista, joka työllistää noin 18 000 sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä pelastusalan ammattilaista.

Lue lisää Pohteesta.