En bedre digital hverdag hos Eidsiva Energi

Ketil Flataker er prosjektleder i konsernet, og har jobbet tett med EVRY i siden 2017. Han forteller om et solid samarbeid hvor Eidsiva virkelig har lykkes med å digitalisere, og dermed effektivisere, arbeidshverdagen til flere hundre ansatte.

Fase 1: Innføring av Office 365

I løpet av de siste to årene har Eidsiva gjennomført et stort innføringsprosjekt på samhandling. En skybasert plattform med nytt intranett og nye, smarte arbeidsmåter er nå på plass. Ettersom nye verktøy skal forbedre de ansattes hverdag, må fokuset være på de faktiske behovene.

– Arbeidet blir omfattende når man tar brukeradopsjon på alvor. Da må nemlig kultur, endringsledelse og brukeren være minst like mye i fokus som teknologien. Dette er krevende, men utrolig morsomt når vi ser resultatene, sier Flataker.

Han forteller at mange i Eidsiva opplevde lite struktur og mangel på kjøreregler knyttet til samhandlingsløsningene, og mangel på en helhetlig plan. Med fragmentert informasjon og tilfeldig bruk av ulike løsninger, ble resultatet dårlig samhandling på tvers av avdelinger og delselskap.

– Det er viktig med et bevisst forhold til hva en ny samhandlingsløsning skal erstatte. Hos oss skulle ikke løsningen være i tillegg til alt det andre. De nye verktøyene skulle derimot få hver sin tydelige plass i vår digitale arbeidshverdag.

I tillegg til selve skyovergangen, dreide fase 1 seg om å implementere tre grunnleggende tjenester fra Office 365. For samtlige verktøy er det satt felles kjøreregler for hele konsernet.

OneDrive, SharePoint og Teams som kjerne

I Eidsiva sin samhandlingsløsning erstatter SharePoint den gamle filserveren. Det er også her det nye intranettet er bygd, og stedet hvor de enkelte virksomhetsområdene har egne informasjons- og arbeidsportaler.

– Arbeidsportalene forenkler hverdagen med mindre frustrasjon og leting etter informasjon. Med oversiktelig struktur og god søkefunksjonalitet er det nå enkelt å skaffe innsikt.

Til personlige dokumenter gjelder OneDrive, som erstatter tidligere lokale servere og lokal lagring på PC.

Sist, men ikke minst, er Teams Eidsiva sitt nye samarbeidsverktøy. Teams forenkler prosjektarbeid og arbeid som krever at flere jobber sammen, og erstatter i tillegg andre tidligere verktøy for chat, fildeling og samhandling.

Eidsiva bruker Microsoft 365 Usage Analytics i PowerBI til å måle aktiviteten i tjenestene de har innført. Slik ser Flataker at bruken er høy.

– De ansatte opplever stor nytte av at Teams og SharePoint alltid er tilgjengelig, og at man kan samredigere i dokumenter. Det er også verdsatt at man kan få tilgang til dokumenter også når man er offline. De som jobber mye ute og dermed ofte er på farten, som montørene i Eidsiva Nett, har stor glede av å både få og dele informasjon på mobilen.  

Eidsiva har hatt fokus på mailreduksjon av sikkerhetsmessige årsaker. Med de nye verktøyene er det også enkelt å dele dokumenter med eksterne uten å bruke mail.

Fase 2: Trygg forvaltning med engasjerte rådgivere

I kjølvannet av innføringsprosjektet er to rådgivere fra TietoEVRY med i det videre løpet. Flataker sier at en stor del av arbeidet dreier seg om forankring, måling og ytterligere tiltak innen brukeradopsjon.

– At TietoEVRY jobber tett med oss om videre forvaltning, er en suksessfaktor.

Arbeidet i fase 2 dreier seg om å identifisere konkrete behov i konsernet. I tillegg er automatisering av arbeidsprosesser et viktig aspekt.

– Automatisering har stort potensiale for effektivisering og smartere ressursbruk, og kan hjelpe oss å kartlegge og løse brukernes utfordringer på en rekke områder.

For eksempel skal PowerBI brukes til å forenkle og skaffe mer oversikt i Eidsivas rapporteringsverden, og godkjenningsprosesser er et annet eksempel.

– Svært mye av effekten vi får av digitaliseringsarbeidet og Office 365-plattformen tror jeg vil bli synlig i fase 2. Jeg gleder meg til enda mer strømlinjeformede prosesser og god flyt!

Brukeradopsjon – essensielt for å lykkes med endring

I forkant av innføringsprosjektet innhentet Eidsiva erfaringer fra andre TietoEVRY-kunder i nærområdet om deres fremgangsmåte for innføring av Office 365. For å lykkes med endret brukeratferd, var den klare anbefalingen å ikke undervurdere arbeidet med brukeradopsjon.

– Med brukeradopsjon får du med en rekke prinsipper fra endringsledelse, som fokus på hvorfor vi gjør en endring. Hvilke utfordringer finnes i dag, og hva er det egentlig vi prøver å løse - og oppnå? For oss har dette vært utrolig viktig, og vellykket.

Når brukeradopsjon er i fokus, gjelder det å finne ut av hvilke midler som må til for å oppnå endring.

– Forankring i ledelsen er en vesentlig suksessfaktor. Ledelsen må kommunisere hvorfor dette er viktig, fortelle om hva som skjer når, og gå foran som gode eksempler.

Ettersom selskapet har stor geografisk spredning, har også bruken av ambassadører vært en viktig suksessfaktor. Bare i Eidsiva Nett er de ansatte fordelt på åtte kontorer. Her har det vært spesielt viktig med ambassadører som er til stede på de ulike lokasjonene.

– Ambassadørene skal være en trygghet for kollegaene sine. Ansatte som har spørsmål, enten det er teknisk eller dreier seg om hvilke dokumenter som skal ligge hvor, kan enkelt treffe, chatte eller ringe til en ambassadør.

Endring tar tid å implementere. At ambassadøren er en entusiastisk ansatt som får med seg andre i det daglige, er ifølge Flataker en avgjørende faktor.

Han setter pris på det gode samarbeidet med TietoEVRY, og er glad for at rådgiverne befinner seg i nærheten. Både innføring og forvaltning fordrer fysisk tilstedeværelse. At rådgiverne også inviterer dem til erfaringsutveksling med andre selskaper på innlandet, synes Flataker er utrolig positivt.

Les mer om Digital arbeidsplass

– Med TietoEVRY i ryggen har vi medvind. For oss har dette samarbeidet vist seg å være oppskriften for en velfungerende, digital hverdag, avslutter Flataker