Gran kommune: Opplever automagi med integrert sak- og arkivløsning i skyen

Gran kommune, en idyllisk kommune på Hadeland, har tatt et sprang inn i den digitale fremtiden med en ny og innovativ tilnærming til sak- og arkivbehandling. Overgangen til Public 360° online løsning og integrasjonen med eArchive 360° har vist seg å være en suksess, med betydelige fordeler både for ansatte og innbyggere.

En liten digital revolusjon i skyen

Ved inngangen til det nye året i 2022, stod Gran kommune overfor en spennende utfordring. Overgangen fra en tradisjonell Public 360° on-premise løsning til den skybaserte Public 360° online løsningen var et viktig skritt i moderniseringen av deres arkivsystem. Men overgangen var ikke bare teknologisk, den handlet om å endre måten de ansatte arbeidet med sak- og arkivmateriale på.

En smart løsning ble funnet

Integreringen av den digitale skattekisten eArchive 360°. Fagekspertene på sak- og arkiv hos Tietoevry, presenterte en visjon der arkivuttrekk kunne være tilgjengelige direkte i sak- og arkivsystemet til Gran kommune. Det ga ansatte rask og enkel tilgang til viktig dokumentasjon, noe som ikke bare fremskyndet saksbehandling, men også frigjorde verdifull tid for dokumentforvaltning.

Løsningen ble automagisk arkivtilgang

Public 360° teamet hos oss i Tietoevry gjennomførte en sømløs implementering, der integrasjonen av arkivuttrekk og opplæring om bruk av eArchive 360° gikk hånd i hånd. Dette parallell-løpet sørget for rask og smidig gjennomføring av prosjektet, noe som kom som en positiv overraskelse for alle involverte.

3 fordeler med det nye oppsettet

• Enkel adopsjon: Brukerne av Public 360° tok raskt til seg eArchive 360°, og opplæringsbehovet var minimalt, takket være brukervennligheten.
  
  
• Tidsbesparende brukersynkronisering: Dokumentforvaltningen sparte verdifull tid ved å enkelt synkronisere brukerinformasjon.
  
  
• Presis tilgangskontroll: eArchive 360° ga muligheten til å begrense tilgangen til arkivuttrekket, slik at ansatte kun fikk tilgang til det de trengte.

Verdien tilbake til innbyggerne

Når vi spør hvordan den nye løsningen og prosessene har påvirket verdien som leveres tilbake til innbyggerne i Gran kommune, er svaret tydelig;

Effektiviteten har økt, og det tar kortere tid å finne nødvendig informasjon, noe som fører til mer tilfredse innbyggere. Samtidig har den generelle saksbehandlingen blitt mer smidig, noe som har ført til en mer brukerrettet kommuneorganisasjon.

Om Gran kommune

Gran kommune, beliggende en times kjøretur nord for Oslo og 40 minutter fra Gardermoen, er en del av Hadeland-regionen og omkranser Randsfjorden. Med et rikt mangfold innen jord- og skogbruk, natur- og kulturhistorie, og et vakkert landskap, har kommunen rundt 13 570 innbyggere. Med omtrent 1080 ansatte, hvorav 250 bruker Public 360°, har Gran kommune virkelig tatt skrittet inn i en digital fremtid for å betjene både innbyggere og ansatte på best mulig måte.