Head of Sales Public 360° Norway
Slik ble Sarpsborg mer effektive med Public 360°
Saksbehandlingen går lynraskt og de har full kontroll på dataene i det KI-bølgen kommer for alvor. Les mer om hvorfor Sarpsborg er en av Tietoevrys mønsterkunder.
Tietoevry-kunder over mange år: Atle Johnsen og Ann-Sylvi Schie i Sarpsborg kommune er fornøyde Tietoevry-kunder etter at Public 360° har effektivisert driften.
– Arkivarene og saksbehandlerne våre er veldig fornøyde. Grensesnittet er intuitivt oppbygget slik at oppgavene går raskere å gjennomføre. Det kommer både innbyggerne til gode og fører til besparelser, forteller Ann-Sylvi Schie, systemansvarlig for Public 360° i Sarpsborg kommune.
Siden 2023 har Public 360°, Tietoevrys skybaserte system for digital saksbehandling, arkiv- og dokumenthåndtering, vært en foretrukken løsning for mange norske kommuner. Blant dem finner vi Sarpsborg kommune, som allerede i 2007 fikk fullelektronisk arkiv.
Kommunen har alltid vært nysgjerrig på ny teknologi og har et langt og godt samarbeid med Tietoevry bak seg.
– De er en veldig god kunde av oss som jeg stadig vekk blir imponert over. De har rett og slett veldig god kontroll på dataene sine, sier Jan Faye, senior kundeansvarlig for Public 360° i Tietoevry.
Fler ganger har Faye tenkt om de IT-ansatte i kommunen at like gjerne kunne ha jobbet i Tietoevry.
Fornøyd med Sarpsborg: Jan Faye og Mads Nordnes i Tietoevry setter pris på at Sarpsborg utfordrer dem som samarbeidspartner, slik at de utvikler enda bedre tjenester.
Takker Tietoevrys API
Fordi Sarpsborg var tidlig ute med å ta i bruk Public 360°, har de hatt god struktur og oversikt over arkivet sitt i en årrekke allerede. De mener Tietoevrys API har gjort det lettere for dem å komme seg dit de er i dag.
– Vi har en strategi som sier at saksbehandlerne våre skal jobbe i systemer som er tilpasset de forskjellige fagfeltene. I dag kan de det, men samtidig er alle koblet på det samme systemet, og de slipper den manuelle prosessen med å flytte saker fra ett saksarkiv til et annet, sier Atle Johnsen, virksomhetsleder i Sarpsborg kommune.
Teknologi-kommune: Sarpsborg kommune satser tungt på teknologi, noe Tietoevry merker tydelig gjennom samarbeidet om Public 360°.
Klar for KI
I en tid der kunstig intelligens og mulighetene knyttet til denne teknologien utvikler seg raskt, er det helt essensielt å ha kontroll på dataene sine. Å ta i bruk KI uten å ha på plass struktur, dataflyt og tilganger eller sikre at bruken er i samsvar med lover og reguleringer, kan fort føre galt av sted. For Sarpsborgs del blir dataene vasket gjennom Public 360° og alt ligger til rette for videre bruk av roboter.
Med sin innovative og fremoverlente holdning har kommunen allerede overlatt flere manuelle prosesser til roboter, som for eksempel innsynsbegjæringer fra pressen. Robotene, som kommunen selv var veldig tidlig ute med å utvikle, integreres inn i Public 360° via Tietoevry sitt API.
– Når vi automatiserer saksbehandlingsprosesser, slik at sakene beveger seg gjennom organisasjonen tilnærmet urørt av menneskehender, gir det en direkte gevinst i form av tid og penger, sier Johnsen.
Samlet sett har de spart omtrent to årsverk på å ta i bruk roboter som håndterer innkommende saker, slik at arkivarene og saksbehandlerne får mer tid til andre oppgaver.
Roboter i sving: Sarpsborg kommune har vært tidlig ute med å bruke roboter, blant annet til innsynsbegjæringer fra pressen.
Sparer penger med skyløsning
Med Public 360° har det som tidligere bare var et historisk arkivsystem blitt et saksbehandlersystem, som påvirker hverdagen til både ansatte og innbyggerne positivt.
Sarpsborg har også tatt i bruk Plan and Build 360°, som er et fagsystem i samme familie som Public 360°, men utviklet for plan- og bygningsetater. I takt med at plan- og byggesaker øker i kommunen, har en digitalisering og automatisering vært viktig.
– Plan- og byggesaker er noe som interesserer nesten alle. Det blir stadig flere innsynsbegjæringer og nå er det blitt lettere å be om innsyn i disse sakene. Vi har også kjøpt en open gov-løsning fra Tietoevry der vi publiserer alt av plan- og byggesaker, forteller Schie.
Det er ikke bare for arkivarer og saksbehandlere at Tietoevrys løsninger har ført til besparelser. Uten en skyløsning ville kommunen vært nødt til å drifte sin egen onprem serverløsning. Det hadde bundet opp penger i hardware, de ville vært nødt til å dedikere flere IT-ressurser til drift og brukt mer tid på både sikkerhet og backup.
– I dag kan de ansatte i kommunens IT-avdeling bruke mer av tiden sin på utviklingsoppgaver og ny teknologi, som KI og robotisering av prosesser, mens mye av driften går av seg selv, sier Johnsen.
En ny arbeidshverdag: Public 360° er en naturlig hverdag av saksbehandlerne og arkivarene i Sarpsborg kommune. De synes løsningen gjør arbeidet intuitivt og enkelt.
Sarpsborg gjør Tietoevry bedre
For Tietoevry er kunder som Sarpsborg kommune ekstra viktige, fordi tilbakemeldingene deres gjør tjenestene enda bedre.
– Noen kunder overlater det meste til oss, uten å stille så mange spørsmål. Sarpsborg kommune fungerer mer som en samarbeidspartner. De kommer med forslag til løsninger, stiller spørsmål og har veldig mange gode ideer, sier Mads Nordnes, prosjektlederen i Tietoevry som har jobbet tettest med Sarpsborg kommune.
Nå håper begge parter at den gode dialogen fortsetter og at Public 360°-systemet vil fortsette å levere varene for kommunen i tiden som kommer.