Public 360° har i fem år vært med på å forenkle saksbehandlingen i Tromsø kommune.
Les mer om Public 360°Head of Sales Public 360° Norway
Public 360° har i fem år vært med på å forenkle saksbehandlingen i Tromsø kommune. Nå skal kommunen doble antall brukere av den skybaserte løsningen, og ser flere muligheter med et innebygd KI-verktøy.
Public 360° er en skybasert løsning for saksbehandling, arkiv- og dokumenthåndtering. I Tromsø kommune har de brukt Public 360° til saksbehandling i de fleste administrative enhetene siden 2019.
Per dags dato har Tromsø kommune rundt 1000 aktive brukere i systemet. Planen er at antallet skal dobles fremover.
– Nå skal en større del av helsesektoren ta i bruk Public 360° i administrativt arbeid. Vi planlegger et omfattende opplæringsløp med dem, før vi også skal få utdanningsseksjonen med skoler og barnehager om bord, forteller Jon-Magnus Habbestad-Henriksen, systemansvarlig for digitale arkiv i Tromsø kommune.
Tromsø kommune har gjort seg flere erfaringer siden de startet utrullingen av Public 360° i 2019. De ser hvor løsningen funker optimalt, og hvor det kreves endringer og forbedringer.
– Vi må utvikle gode rutiner og tanker rundt hva seksjonene skal bruke Public 360° til. Det krever involvering av brukerne i samråd med Enhet for arkiv, som gjør kontrollen av arbeidet som utføres i systemet, sier Habbestad-Henriksen.
Han forteller at de forskjellige seksjonene og avdelingene bruker systemet på ulike måter, og har ulike behov.
– Vi har for eksempel fått løsningen implementert hos Tromsø havn, der vi har kjørt en god prosess i forkant med kartlegging og involvering av ledelsen og saksbehandlerne. De gikk fra et analogt system til Public 360°, og er veldig fornøyd med å ha fått et mye mer moderne brukergrensesnitt enn det de var vant til, forteller Habbestad-Henriksen.
En annen fordel som nevnes, er et sømløst hjemmekontor.
– Hjemmekontor er utbredt i administrasjonen i kommunen. Å kunne åpne nettleseren og ha tilgang til Public 360° uansett hvor du sitter, er helt klart en styrke med et sky-system.
Startskudd er Husbankens egen nettportal for behandling av startlån-søknader. Før Tromsø kommune fikk Public 360°, jobbet saksbehandlerne direkte i Startskudd-portalen. Deretter måtte de printe ut papirene og sende dem som internpost til dokumentsenteret, som registrerte det inn i det saksarkivsystemet. Med Public 360° har alt dette blitt automatisert.
– Startskudd-løsningen tenker jeg tilbake på og smiler. Der fungerer Public 360° akkurat sånn som vi vil at det skal fungere.
Det er veldig mye dokumentasjon som produseres i denne typen saksbehandling. Bare på Startskudd alene, sparer kommunen ett årsverk med Public 360°.
Nå skal kommunen i gang med en liknende prosess for tildeling og oppfølging av kommunale boliger. Ifølge Jon-Magnus Habbestad-Henriksen er det minst like mye dokumentasjon her som i Startskudd. Kanskje mer.
– Her gjøres det mange registreringer i form av strukturert data med et standardisert løp. Dette er ensformig for en saksbehandler å plotte inn, dag inn og dag ut – og ikke minst demotiverende, når du vet at dette kan gjøres på en enklere måte.
Tietoevry og Public 360° har nå også utviklet innebygd KI-verktøy (kunstig intelligens) for blant annet å bidra til å sikre åpenhet i offentlig sektor.
– Jeg synes det er spennende! Verktøyet er bra, og vi er positive til å ta det i bruk, sier Habbestad-Henriksen.
Han mener kunstig intelligens blant annet kan brukes til å kvalitetssikre arbeid, som i avdelingen han selv jobber. Her er det mye som skal kontrolleres, og et menneske er ikke i stand til å oppnå en så høy grad av kontroll som en maskin vil være.
– Det er viktig å understreke at KI ikke skal ta beslutningen, men fungere som en støttefunksjon, sier Habbestad-Henriksen, og legger til:
– Bruken av kunstig intelligens krever god risikovurdering i forkant, for å sikre at personvernet ivaretas og at man har full kontroll på hvordan personopplysninger blir brukt i KI-prosesser.
I disse dager rulles neste generasjon av Public 360° online ut, med blant annet et forbedret brukergrensesnitt. Jon-Magnus Habbestad-Henriksen i Tromsø kommune roser Tietoevery for hele tiden å videreutvikle og gjøre løsningen enkel å bruke.
– Det er viktig å ha et system som er så enkelt å ta i bruk, at de som skal bruke det faktisk gjør det. Selv om Norsk arkivstandard legger sterke føringer for hva vi kan gjøre, er det ikke alle valg saksbehandleren trenger å ta stilling til. Noe kan gjøres automatisk og metadata kan settes på i etterkant, påpeker han.
– Når saksbehandlerne får bruke Public 360° på en god måte i det daglige arbeidet, vil det øke dokumentfangsten. Dette er igjen med på å sikre innsyn i offentlig forvaltning, og det er en del av oppdraget vårt.
Ved å abonnere på nyhetsbrevet til Public 360°, holder du deg oppdatert på offentlig sektor, informasjon om våre nyeste produkter og tjenester, og mottar invitasjoner til arrangementer og webinarer. Vi planlegger å sende ut nyhetsbrevet vårt kvartalsvis.
Beskytter personvernet til kommunens innbyggere ved hjelp av kunstig intelligens
Det er vanskelig å oppnå mer åpenhet i offentlig forvaltning uten KI